Tcal e Time Tracking


Time tracking


Per “time tracking” s’intende un modo per registrare quanto tempo un lavoratore ha speso su uno specifico lavoro.

Chiamato anche “timesheet” (cartellino di presenza), era originariamente utilizzato per determinare la paga dell’impiegato (le ore di presenza in azienda).
Nelle moderne aziende di servizi, in cui diversi operatori lavorano su uno stesso progetto, il time tracking è utilizzato per registrare ora di inizio e fine di un compito specifico o solo la durata, tenendo così una traccia di quante ore lavorative siano state dedicate ad ogni fase del progetto e al progetto nel suo insieme. Queste informazioni possono quindi essere usate per determinare la fatturazione e il “project management” (gestione del progetto).
Questi dati di project management possono infatti rendere visibili le complesse relazioni tra i costi interni, permettendo così di ridurli e questa conoscenza può guidare la strategia aziendale, mediante una più corretta assegnazione delle fasi di lavoro.

Un Time tracking software, o timesheet software, è un software di rendiconto usato per tenere traccia del lavoro di ogni dipendente in un’azienda. Questo software permette quindi a ogni impiegato, o professionista esterno, di immettere le ore di lavoro dedicate a una commessa o a un compito specifico, opportunamente approvate o rifiutate dal project manager o dal suo supervisore.

Tcal è il modo più facile per registrare le ore di lavoro, su ogni fase di progetto, per ogni lavoratore.


Tre concetti hanno portato alla ideazione di Tcal:

  1. Quale software usare per il project management (con che cosa gestire i progetti e le commesse).
  2. Come immettere le ore dedicate da ogni lavoratore a ogni compito.
  3. Come rendere flessibile la gestione dell’azienda, non vincolandola a soluzioni preconfezionate.

A)
Molte piccole medie aziende utilizzano un normale database come FileMaker o Microsoft Access, acquistato in negozio, come gestionale per le proprie commesse, preferendolo a soluzioni “custom”, costose e poco flessibili.
L’utilizzo di un database commerciale, permette facilmente di adattarlo alle proprie esigenze, creando rendiconti, esportando i dati, modificando i formati. Il tutto realizzato internamente, nel modo più flessibile.


B)
Chiunque lavori al computer è ormai abituato all’interfaccia grafica di noti calendari come Outlook, iCal, Entourage. La facilità con cui si creano eventi, scadenze, allarmi, ha generato un standard di fatto per l’immissione delle ore nel giorno, o per la visione settimanale e mensile degli eventi/appuntamenti. Il problema di questi calendari, che usano un database interno proprietario e non facilmente accessibile, è che difficilmente possono creare un collegamento tra ogni evento creato e il lavoro che l’azienda sta svolgendo. Se l’architetto lavora lunedì per 5 ore al progetto di una casa e martedì 3 ore all’arredo di un cliente diverso, com’è possibile sapere a fine mese, quando si tratta di fatturare, come quantificare il lavoro svolto ? E sulla base di quali dati sarà realizzato un preventivo per un futuro lavoro, analogo a quello già compiuto?

C)
Le aziende che impiegano un certo numero di professionisti, per i progetti di una certa dimensione creano dei team, in cui ogni operatore ha diverse mansioni. E ogni mansione genera dei costi, che nelle aziende di servizio sono calcolati a ore o giorni, la cui consapevolezza determina il successo di un preventivo e la fidelizzazione del cliente. Ogni membro di un Team a sua volta sarà parte di altri Team, in altri progetti.
La gestione delle risorse diventa quindi essenziale per l’azienda, come pure la capacità di ogni membro del gruppo d’essere consapevole del tempo dedicato da lui e dagli altri professionisti a ogni progetto.


La soluzione da noi proposta è quindi di separare lo strumento di immissione da quello di gestione, dando però la possibilità di creare dei collegamenti tra i due software:

Tcal è un calendario grafico, condiviso, multi piattaforma, con una completa interfaccia grafica che permette tutte le principali funzioni di un moderno calendario: condivisione, inviti e risposte per eventi comuni, gestione dell’amministratore, allarmi, ecc.


Quando Tcal è collegato, rende disponibile la lista delle risorse e delle commesse (i lavori in corso) prelevandole dai database (realizzati da voi in FileMaker o Access). L’utilizzatore così quando crea un evento (esempio: lunedì, dalle 9:00 alle 11:00) può legarlo a uno specifico lavoro/commessa e inserire tutte le risorse del team che hanno partecipato all’evento (ad esempio un sopralluogo).
Alla fine della settimana viene effettuato il rendiconto: mediante un semplice click, la settimana viene “certificata”. Cioè in un altro database vengono creati i record per ogni risorsa, per tutte le ore di lavoro dedicate a ogni progetto in tutta la settimana. Questi record sono quindi disponibili per essere formattati e gestiti in modo personale nel database da voi creato.